Notion technologies, Marketing in a digital world- Integrated Event Marketing Communication. B2B en B2C evenementen. - 0032 (0) 496 52 92 32

Integrated Marketing Communication Thomas More

Integrated Marketing Communication

Integrated marketing communication opdracht

logo Thomas More

  • Omschrijving van de opdracht: Na een inleidende presentatie door Notion technologies werd gevraagd aan de studenten om een fictieve case uit te werken rond experience marketing en in het bijzonder de opsplitsing van de media volgens het IMC (integrated marketing communication) model. Deze inzending behaalde de tweede plaats.
  • Titel: Experience – Notion technologies – Integrated marketing communication
  • Opmerking: In volgorde van beoordeling komen nog drie groepen aan bod op ons blog.
  • Opleiding: Thomas More | Communicatiemanagement Campus De Ham, Mechelen
  • Docente: Mevr Veerle Van Goethem, Coördinator Event, docent Frans – Spaans,  Thomas More | Communicatiemanagement, Campus De Ham, Twitter nb
  • Studenten voor deze case:
    • Margo Abeloos Twitter nb
    • Lotte De Bie  twitter.com/lottedbi
    • Elodie Dominicus Twitter nb
    • Laura Verbrugge    twitter.com/VerbruggeLaura

IMC – Integrated Marketing Communications

Tijdens de evenementfase is het belangrijk om alle communicatiemiddelen op elkaar af te stemmen. Geïntegreerde communicatie zorgt ervoor dat de verschillende media en middelen die ingezet worden, elkaar aanvullen en versterken. Offline en online communicatie moeten een geheel vormen, zowel voor, tijdens als na het evenement.

Experience is steeds belangrijker bij het organiseren van een evenement. Dit betekent dat de deelnemers moeten zien, ervaren en ontmoeten. De interactie tussen de organisatie en de bezoekers en ook de bezoekers onderling, moet zo sterk mogelijk worden gestimuleerd. Bij de organisatie van het evenement moet er dus altijd in het achterhoofd gehouden worden dat de belevenis van de bezoeker in combinatie met de vooropgestelde doelstellingen centraal staan.

Het evenement moet volledig uitgevoerd worden in belang van de doelgroep en de bijhorende doelstellingen. Elk evenement is anders en moet andere middelen hanteren. Een jongere doelgroep moet bijvoorbeeld vooral online bereikt worden, terwijl de iets ouderen best aangesproken worden via telefoon, e-mail of een persoonlijke brief. Algemeen kunnen volgende stellingen aangenomen worden:

Offline

Drukwerk

Op het evenement zelf is het belangrijk dat er een visuele samenhang is. De bannering, aankleding, affiches, kledij van de medewerkers, onderleggers, inrichting en beach flags moeten dezelfde huisstijl hanteren als alle communicatie die wordt gedaan. Zo krijgt de bezoeker meteen het gevoel dat het evenement een geheel vormt en er een rode draad aanwezig is. De look en feel van de huisstijl zijn hierbij heel belangrijk en moeten overeenkomen met de identiteit van het bedrijf en het evenement.

Sponsoring

Tijdens het evenement moeten de sponsors ook visueel aanwezig zijn. Ze kunnen een eigen stand krijgen of enkel op de communicatie verschijnen. Hoe groter het gesponsorde bedrag of de bijdrage, hoe meer visibiliteit de sponsor moet krijgen. De waarden en normen van de sponsors mogen niet botsen met de eigen waarden. De sponsors moeten opgenomen worden in de huisstijl van het evenement, zodat ze geïntegreerd raken in het geheel.

Goodiebags

Aan het einde van het evenement, krijgt de doelgroep graag nog informatie of een bedanking mee naar huis. Goodiebags worden gevuld met producten/diensten van de sponsors, foto’s, goodies van het bedrijf, een persoonlijk certificaat van aanwezigheid, een bedanking, enz. Hierdoor voelt de deelnemer zich persoonlijk aangesproken en voelt hij zich achteraf ook nog verbonden met het evenement. Dit verhoogt de memorisatiegraad en het tevredenheidsgevoel van de aanwezigen. Dit is een after event experience.

Networking

De deelnemers van een evenement willen vaak nieuwe mensen leren kennen door hun participatie. Als organisator kan je hierop inspelen en het netwerken stimuleren. Zo geef je aan de inkom iedereen een persoonlijke badge waarop hun naam, bedrijf en functie staat of eventueel een leuk interessant weetje (afhankelijk van de aard van het evenement). Op deze manier gaat de doelgroep sneller in contact treden met elkaar en hun kennis/mening over het bedrijf delen. Dit zorgt voor extra beleving en een grote verbondenheid tussen de deelnemers.

Pers

Na het versturen van de uitnodigingen naar de relevante pers, is het belangrijk om ook op het evenement zelf hen niet uit het oog te verliezen. Het tevreden houden van journalisten zorgt voor positieve free publicity. Er moet voor hen een aparte ruimte voorzien worden en een verantwoordelijke aangesteld worden die hen begeleid. Ook bloggers met een hoog aantal volgers of een groot aanzien binnen de sector van het evenement, worden best uitgenodigd. Zo is er zowel offline als online free publicity mogelijk.

Online

Social media

Tijdens het evenement zijn Twitter, Facebook en Instagram de voornaamste social media. Deze manier van communiceren spreekt een grote doelgroep aan, voornamelijk jongeren. Voor de ouderen is deze drempel iets hoger, voor hen moet een offline alternatief voorzien worden waarmee ook zij kunnen communiceren met de organisatie. Een ludieke oplossing zou zijn om hen de opmerkingen, meningen en vragen te laten opschrijven met de hashtag en dit te deponeren in een box waarna ze op papier een antwoord krijgen. Zo worden offline en online geïntergreerd.

Op Twitter wordt er best een hashtag gecommuniceerd die bezoekers kunnen gebruiken voor al hun vragen, opmerkingen en meningen. Hier moet ook op worden ingespeeld. Een medewerker moet interactie met deze bezoekers creëren door hun tweets te favorieten of te beantwoorden.

Op Facebook staat het plaatsen van foto’s centraal. De bezoekers kunnen zichzelf hierop terugvinden en zich taggen waardoor het bereik van het evenement enorm wordt vergroot. Zo komen alle Facebookvrienden van de aanwezigen ook in contact met het event. Ook het creëren van een evenement op Facebook is belangrijk. Hier kunnen alle deelnemers zich op ‘aanwezig’ zetten waardoor er een deelnemerslijst en -aantal voor iedereen zichtbaar is.

Via instagram kan de organisatie vooral de look en feel van het evenement te visualiseren. Hier moet dezelfde hashtag gebruikt worden als die op Twitter, zodat de geïntegreerde communicatie doorloopt tussen de verschillende social media.

Website

Het evenement beschikt over een eigen website of een ruimte binnen de website van de organisatie waar tijdens het evenement updates moeten geplaatst worden. De berichten die geplaatst worden op social media worden hier ook best weergegeven. De hashtag die gebruikt wordt voor het evenement, wordt hier best centraal geplaatst. Ook de sponsors verdienen hier de visibiliteit die ze offline krijgen, en op dezelfde manier zodat het geheel blijft bestaan.

App

Door een App te maken die de deelnemers tijdens het evenement kunnen raadplegen, wordt de experience versterkt. De deelnemers vinden hier alle relevante informatie en real-time updates van het evenement zelf. Verder zijn er extra mogelijkheden zoals de deelnemers via de app elkaar laten ontmoeten of zelf foto’s laten toevoegen aan een album. Ook social media kan hier worden geïntergreerd. Er kunnen notificaties vanuit de App worden verstuurd waardoor het een handig communicatiemiddel is tijdens en na het evenement.

Visuele uitwerking

Zie blog foto