Notion technologies, Marketing in a digital world- Integrated Event Marketing Communication. B2B en B2C evenementen. - 0032 (0) 496 52 92 32

Fases van een evenement thomas more

fases van een evenement

Fases van een evenement opdracht

logo Thomas More

  • Omschrijving van de opdracht:  Breng op een creatieve manier de evenement fase in beeld en de middelen die daarvoor zullen ingezet worden in de IMC mix om de ervaring op het evenement zo groot mogelijk te maken, rekening houdend met de vernoemde knelpunten.Deze inzending behaalde de derde plaats.
  • Titel: Case, fases van een evenement
  • Opmerking: In volgorde van beoordeling komen nog twee groepen aan bod op ons blog.
  • Opleiding: Thomas More | Communicatiemanagement Campus De Ham, Mechelen
  • Docente: Mevr Veerle Van Goethem, Coördinator Event, docent Frans – Spaans,  Thomas More | Communicatiemanagement, Campus De Ham, Twitter nb
  • Studenten voor deze case:
    • Anouck Granjé   twitter.com/AnouckGranje
    • Yessica Laeveren   twitter.com/YessicaLaeveren
    • Niki Vereecken   twitter.com/NikiVereecken
    • Ward Vermesen   twitter nb
    • Tobias Stessens   twitter.com/TobiasStessens

Verschillende communicatiemiddelen

In de verschillende fasen van een evenement worden verschillende communicatiemiddelen door elkaar gebruikt. Zowel online als offline moeten gebruikt worden en zullen elkaar overlappen.

Fase 1: voorbereiding

Tijdens de voorbereiding is het belangrijk om een ‘save the date’ te verspreiden. Dit kan via verschillende kanalen: guerilla actie (media aandacht genereren), social media, affichage en flyeren.

Het bedrijf kan uitnodigingen versturen naar de mensen die onder de doelgroep vallen, uit het klantenbestand.
Deze persoonlijkere aanpak kan hun extra aanmoedigen om naar het evenement te komen.

Men kan ook een kleine trigger opsturen tezamen met de uitnodiging (bv. een bon om in te ruilen op het event zelf, …) om mensen nieuwsgierig en geïnteresseerd te maken.

Om op voorhand al een idee te hebben van het aantal mensen dat zal opdagen is het geen slecht idee om aan voorverkoop te doen. Dit zal ook de no-show terugdringen en op deze manier kunnen de ‘early birds’ hun toegangsticket aan een voordeligere prijs kopen. Ook dit kan de twijfelaars overtuigen toch hun ticket aan te kopen.

Een extra promotie aanbieden voor vaste klanten door middel van email en persoonlijke verkoop kan een extra stimulans zijn om naar het evenement te komen (minder betalen).

Op gepaste tijdstippen moeten er ook reminders uitgestuurd worden want mensen kunnen al eens een uitnodiging vergeten na een bepaalde tijd. Dit kan gebeuren via e-mail, telefonisch contact, sms,… Afhankelijk van welke gegevens het bedrijf ter beschikking heeft.

Om de interactie (en spanning) nog wat extra op te drijven kan er bijvoorbeeld ook een app, site, pagina op social media gemaakt worden waar er wordt afgeteld naar het het evenement. Zo creëer je niet enkel een extra vibe rond het event, maar houd je eveneens de mensen enthousiast.

Meer traffic op de website generen kan door teasers (promofilmpje,…) te verspreiden, maar ook door op social media voldoende te verwijzen naar de eigenlijke website a.d.h.v. wedstrijden bijvoorbeeld.

Fase 2: event zelf

Algemene # op Twitter gebruiken (eventueel met Twitterwall op het evenement) → Free wifi!

De mogelijkheid bieden aan de mensen om foto’s te maken samen met hun vrienden, collega’s, …en deze onmiddellijk te kunnen uploaden op de social media (instagram/facebook/twitter). Zo kunnen zo ook netwerken en a.d.h.v. Linkedin nieuwe connecties maken.
Dit kunnen ze via een fotograaf die rondloopt op het event zelf, via een photobooth of via een speciaal ontwikkelde app zodat ze met hun eigen smartphone een foto kunnen maken.
Een hybride evenement is steeds meer en meer gevraagd: dit kan door middel van youtube of een online chatmogelijkheid waarbij vragen gesteld kunnen worden zodat er tijdens het event zelf ook interactie is met de online mensen.
Op het evenement zelf aan sampling doen. Wanneer mensen iets gratis krijgen om het te testen, is de kans groter dat ze er een positieve ervaring aan overhouden.

Persoonlijke verkoop kan ook zeer positief werken en als aangenaam ervaren worden. De doelgroep en het bedrijf staan op deze manier in nauw contact, dit kan bevorderend werken op de verkoopt.

Promotie voeren aan de hand van standjes waar mensen iets rond het merk kunnen beleven.

Beroemde bloggers uitnodigen zodat zij iets zouden schrijven over het evenement en je zo meer bereik krijgt. Ook de pers uitnodigen zodat je ook in offline media aan bod komt.

Fase 3: opvolging

Een aftermovie verspreiden op social media of via een mailinglist om zo het positieve gevoel te versterken en te verlengen, om herinneringen op te roepen en mensen te laten navertellen over het evenement.
Deze aftermovie zorgt er ook voor dat afwezigen zien wat ze gemist hebben en dat kan hen overtuigen het jaar erna wel aanwezig te zijn.

Een verwijzing naar het volgend evenement als in “see you next time/year” (social media en direct mailing).

De consumenten nog eens persoonlijk bedanken voor hun aanwezigheid via direct mail.

Het bedrijf kan een tevredenheidsenquête verspreiden via klantendatabase.
Op deze manier kan ze na de verwerking van de resultaten eventuele negatieve input en positieve input meenemen voor een volgend event.